비즈니스 영어 메일_Chapter 05. 끝인사, 맺음말, 서명 넣기

Chapter 01~ Chapter 04까지 비즈니스 영어 메일의 제목을 쓰고, 메일 시작부에서 자기소개를 하거나 안부인사를 하는 방법에 대해 정리했어요. Chapter 05 에서는 메일의 마무리 부분에서 끝인사 하는 법, 맺음말과 서명 넣기에 대해 이야기하려고 합니다. 여기까지 익히시면 기본적인 메일의 양식은 갖춰서 쓰실 수 있는 거예요. 기본 포맷은 어느 메일이든 같으니까 다양하게 적용해서 쓰시면 됩니다.

 

 

 

1) 끝인사

 

* Thank you. / Thanks!

"감사합니다." 라는 표현은 한글 이메일을 쓸 때에도 가장 일반적으로 쓰이는 끝인사죠?

영어에서도 역시나 마찬가지 입니다. 군더더기 없이 간편하고 간결하게!

회사에서 실제로 제가 가장 많이 사용하는 끝인사입니다.

 

* Thank you for your cooperation. 

"감사합니다."를 좀 길게 말하고 싶을 때, "도움 주셔서 감사합니다."

 

* Thanks in advance.

"미리 감사드릴게요"는 그냥 "감사합니다"와 좀 다른 느낌이죠? 감사인사는 감사인사인데... 약간의 심리적 압박감(?)을 조성하는 멘트입니다. 저는 상대방에게 요청 메일을 쓰면서, 빠른 해결이 필요한 경우, 또는 놓치지 않고 꼭 회신을 받아야 하는 경우에 종종 이 표현을 씁니다. 실제로 미국에서 시행한 어느 조사에 따르면 "Thanks in advance"라고 끝인사를 했을 때에 메일 회신율이 가장 높았다고 해요. 하지만, 모든 메일에 너무 남발하게 되면, 상대방은 우리의 메일이 부담스럽게 느껴질 수도 있겠죠? 적절하게 필요한 상황에 맞게 사용하시길 바라요.

 

* Hope this helps.

상대방의 질문에 대한 답변을 해주거나, 상대의 요청으로 문서를 전달하는 등, 상대의 요청에 응대하는 메일의 끝인사로 쓸 수 있습니다. "이게 도움이 될 수 있으면 좋겠습니다"

 

* Please do not hesitate to reach out anytime.

* Please feel free to contact me if you have any additonal questions.

매우 적극적인 끝인사입니다. "언제든지 망설이지 말고 연락하세요." "추가적인 질문이 있으시면 편하게 연락 주세요."

상대방에게 적극적이고 긍정적인 인상을 심어줄 수 있는 표현이죠. 단점이라면, 너무 자주 매번 이렇게 끝인사를 한다면 빈말처럼 느껴질 수도 있다는 게 함정! 그래서 저는 저 말이 목구멍에서 진심으로 우러나올 때만 저 표현을 써요. '내가 이메일에서 충분히 설명하긴 했지만, 혹시라도 상대가 더 궁금한 게 있으려나?' '아~ 이거 내가 진짜 더 많이 도와주고 싶은데?' 하는 마음의 소리가 나올 때요.

 

* I look forward to hearing from you.

"답변 기다리고 있겠습니다." 말 그대로 상대의 회신을 기다리고 있겠다는 표현인데요. 전형적으로 자주 쓰이는 표현이기는 하나, 어딘지 조금 소극적인 또는 수동적인 느낌이 들기도 해요. 그래서 저는 상대의 회신이 썩 급하지 않을 때, 시간을 다투지 않는 안건에 대해 논의할 때 쓰는 끝인사입니다. 더 적극적으로 상대의 회신을 요청하고자 할 때는 아래처럼 솔직하게 말씀하셔도 돼요!

 

* It would really help me out if you could reply by Friday.

* I appreciate your quick response.

"금요일까지 회신 주시면, 저에게 큰 도움이 될 것입니다."

"빠른 회신 주시면 감사하겠습니다."

 

 

 

2) 결구_Complimentary Close

 

'결구'라는 단어, 평소에 쓰시나요? '결구'도 'complimentary close"도 참 낯선 단어인 것 같은데 예시 몇 가지만 들으시면  '아, 그거?!!"하고 무릎을 탁 치실걸요? 아래 Complimentary Close의 사전 뜻을 찾아봤아요 _ "비즈니스 메일 끝부분에서 이름을 적기 전에 적는 단어" 사전적 의미에서 잘 나와 있듯이, 이 결구는 비지니스 메일에서 꼭 빠질 수 없는 매너 중의 매너입니다. 아래 예시들 중에서 마음에 드는 결구 하나를 골라 쓰시면 됩니다. 저는 보통 outlook 상에 "서명"과 함께 결구를 같이 넣고 "자동기능"설정을 해놓아요. 그래서 메일을 쓰거나 회신할 때마다 자동으로 쓰이도록 한답니다. 여기서 주의하실 점 하나, 결구 뒤에는 꼭 "쉼표"를 잊지말고 넣어 주세요.

 

* Regards,

* Warm regards,

* Kind regards,

* Best regards,

* Best wishes,

* Best,

* All the best

* Sincerely,

* Sincerely yours,

* Yours sincerely,

* With thanks,

 

 

 

3) 서명 넣기

 

한글 메일이나 일반적으로 친구나 부모님께 캐주얼하게 쓰는 메일에도 메일의 맨 마지막은 "ooo 드림"이라는 말로 마무리하죠. 영어 이메일에서도 누가 보낸 메일인지 마지막에 한번 더 언급해주세요~ 단, 우리가 쓰고 있는 것은 비즈니스 이메일이므로 상대방에게 내 명함을 전달한다는 생각으로 "서명"을 남기시는 거예요. 그럼 서명에는 간단히 '나'를 소개할 수 있는, 또 상대가 '나'에게 연락할 수 있는 최대한 많은 정보를 간결하게 전달하는 게 중요합니다.

아래 양식 참조하시고, 개인 핸드폰 번호를 추가하고 싶으신 분은 "Mobile : +82-10-0000-0000" 이렇게 추가하시면 됩니다. 또 더 디테일하게 적으실 필요가 있다면 사무실 주소를 추가하시는 것도 좋아요.

저는 저 모든 정보 중에서 가장 중요한 게 바로 제 이름과 회사명이라고 생각해서 컬러링을 하거나 볼드 처리를 하기도 합니다.

 

 

결구

이름

소속 회사

직책 / 소속 부서

전화번호 / 팩스번호

이메일 주소

 

Best Regards,

Sofia Jang

J&J Global Co., LTD

Sales Manager / Overseas Sales Div.

Tel. +82-2-000-0000 / Fax. +82-2-000-0000

Email : sofia@jandj.com

 

 

* 아웃룩 꿀팁 *

아웃룩을 사용하고 계시다면 서명 자동 저장 기능을 활용해 보세요.

 

먼저 아웃룩 왼쪽 상단에 "새 전자 메일" 클릭하시면, 새 메일을 쓸 수 있는 창이 떠요.

새창의 리본 메뉴 중에서 아래처럼 "서명"을 클릭하시면 아래 두 번째 그림처럼 "서명 및 편지지" 창이 뜹니다.

 

 

아래 그림처럼 "새로 만들기" 클릭하시면, 빨간 펜 네모 상자처럼 "새 서명" 창이 뜹니다. 여기에 저장하고 싶은 서명의 이름을 입력하시고 "확인" 클릭!

 

아래 그림 보시면 "Sofia Jang"이라는 서명이 생기는데요. 서명 편집 페이지에 내가 사용할 서명 내용을 적어주고, "저장" 클릭하시면 됩니다. 여기서 중요한 건 자동으로 서명이 뜨도록 설정하는 건데요. 아래 그림 오른쪽 상단에 "기본 서명 선택" 아래 빨간 네모상자처럼 설정하시면 돼요! 새 메시지를 쓸 때나, 회신 및 전달을 할 때에도 자동으로 서명이 적히게 하고 싶으시다면 아래처럼 설정하고 "확인" 버튼 누르시면 끝!