비즈니스 영어 메일_Chapter 04. 제목 쓰기

비즈니스 영어 이메일 중에 가장 공들여 써야 하는 것은 바로 메일의 "제목"입니다.

왜냐!? 메일을 받는 사람은 메일의 제목을 보고 일의 우선순위를 정하기도 하기 때문입니다. 사실은 제가 그래요 ㅎㅎ. 저는 하루에 적게는 100통의 영어 메일을, 많게는 300통의 영어 메일을 받기도 합니다. 휘몰아치는 메일의 바다에서 좌초되지 않고 살아남아 칼퇴하기 위해서는 내가 우선적으로 확인하고 처리해야 하는 메일과 그렇지 않은 메일을 구분해서 우선순위를 정하는 게 최선입니다. 또 그러기 위해서는 메일 제목만 봐도 '아, 무슨 내용이겠구나.' 감이 딱 잡혀야 하죠. 

 

그러니까 전 세계 비즈니스 피플들의 칼퇴를 기원하는 마음에서라도 영어 이메일 제목은 " 구체적으로", "최대한 메일을 쓰는 목적과 핵심이 드러나게" 하지만 "심플하게" 써주세요. 어떻게? 아래 다섯 가지 방법을 추천드려요~

 

 

1) 메일 제목은 명사형 구조로

ex) I want to visit your factory. => Request to visit your factory.

     나는 귀사의 공장에 방문하고 싶습니다 => 공장 방문 요청 건

 

2) 메일을 보내는 목적 알리기

ex) Notice for conference call at 11AM. (11시 컨퍼런스 콜에 대한 공지)

     Inquiry of refund policy (환불 정책에 대한 문의)

     Request for Q3 sales report (3분기 영업 보고서 요청)

 

3) 메일의 발신 회사명 기입하기

ex) [ J&J ] Request for AUG paymet 

     [회사 이름] 8월 결제 요청

바이어는 우리 회사랑만 이메일을 주고받진 않을 거예요. 아마 수많은 파트너사들이 메일을 보내 올거고

그들 중에 내가 보낸 메일을 단번에 찾아낼 수 있도록, 메일 제목의 앞에 우리 회사명을 기입합니다.

이 방법은 메일을 정리할 때에도 꽤 도움이 돼요. (참, J&J는 가짜 회사명이에요, 장 과장, Jang & Jang 이름에서 따서 제가 만들었어요 ㅋㅋㅋ)

 

4) 제목에서부터 나의 다급함 알리기

ex) [ URGENT ] Request for AUG payment

     [ 긴급 ] 8월 결제 요청

 

이거 진짜 급하니까 "당장! 메일 보자 마자! 내 거부터 처리해줘!!"라고 말하고 싶을 때, 메일 제목에서부터 "눈에 띄게" 만들어주세요. 단, 너무 자주 쓰지 마시고 진짜 급한 상황일 때에만 사용해주세요. 저는 가끔 온타임 결제에 대한 글로벌 매너를 지키지 않는 바이어를 만날 때가 있는데요... 그들의 밀린 결제를 기다리다 기다리다 지쳐 재촉해야만 하는 긴급상황일 때 이 방법을 씁니다.

 

5) 메일 제목은 함부로 바꾸지 않기  

 웬만하면 한번 정해진 메일 제목은 바꾸지 마세요. 그런 고민 해보신 적 있죠? 상대방에게 메일을 받았는데, 회신할 땐 나의 회신내용에 따라 메일 제목을 바꿔야 하나? NO!! 절대 절대 그러지 마세요.

 보통 업무를 진행할 때, 한번 정한 메일 제목으로 회신에 회신에 회신을 거듭하며 하나의 메일 Thread가 만들어집니다. E-mail Thread 라 함은 같은 주제에 대해 서로 답장에 답장을 거듭하며 만들어진 리스트, 즉, 처음 작성된 메일부터 마지막 결론에 이르기까지 서로 공유한 정보, 컨펌한 내용, 등이 담겨 있는 메일 체인을 말합니다. (Outlook 메일 편지함 리스트에서 해당 메일에 마우스 왼쪽 커서를 누르고 아래처럼 "관련 항목 찾기" -> "이 대화의 메시지"를 누르면  '같은 제목'으로 이루어진 전체 메일 Thread를 보실 수 있어요.) 그리고 이렇게 메일 Thread를 만들어서 워킹하는 방식은 상호 간의 커뮤니케이션했던 중요한 히스토리가 되기 때문에 특별히 꼭 필요한 상황이 아니라면 메일 제목을 변경하지 않는 게 일하기 편해요. 이건 상대방에게도 마찬가지고, 내가 메일 제목을 마음대로 변경하는 것은 상대방에게 꽤 불편한 일이 되기도 해요. 하지만, 꼭 메일 제목을 변경해야 하는 경우라면, 쥐도 새도 모르게 바꾸지 마시고 메일 쓰시면서 상대방에게 '~이유로 메일 제목을 변경했어' 혹은 '메일 제목에 ~을 추가했어.'라고 간단히 한마디 남겨주세요.